Samen de Molen laten draaien

Samen de Molen laten draaien

BLOG PIEN ROMMENS

Hoe de Molen van Sloten samen met vrijwilligers, bestuur en manager een gezamenlijk kompas voor missie, visie en kernwaarden ontwikkelde en door middel van organisatieopstelling duidelijk werd hoe te veranderen. 

De Molen van Sloten is een iconisch monument, rijk aan geschiedenis en cultureel erfgoed. Maar zoals veel culturele instellingen, is het ook een organisatie die niet alleen in het verleden geworteld is, maar een visie voor de toekomst moet ontwikkelen. Het is een vrijwilligersorganisatie en de vrijwilligers zijn de ruggengraat van de molen. 

Bij de Molen van Sloten werd een systemisch traject ingezet om de onderlinge verhoudingen tussen het bestuur, de manager en de vrijwilligers te verkennen, met als doel een gezamenlijke richting te bepalen. Het resultaat was een kompas bestaande uit een gedeelde missie, visie en kernwaarden die door de vrijwilligers zelf werden gecreëerd. De organisatieopstelling bracht niet alleen de huidige dynamieken aan het licht, maar liet ook zien hoe het verleden en de oprichting van de molen invloed hadden op de manier waarop de huidige organisatie functioneert.

Het belang van betrokkenheid van vrijwilligers

De Molen van Sloten is sterk afhankelijk van haar vrijwilligers, die cruciaal zijn voor het dagelijks functioneren van de molen. Van het ontvangen van bezoekers tot het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden: de vrijwilligers zijn de ruggengraat van de organisatie. Toch bleek er vaak een kloof te bestaan tussen het bestuur, de manager en de vrijwilligers. Er was een gevoel dat de vrijwilligers niet voldoende betrokken werden bij strategische besluitvorming en dat hun waardevolle inzichten niet altijd gehoord werden.

Daarom werd ervoor gekozen om de vrijwilligers actief te betrekken bij het ontwikkelen van een missie, visie en kernwaarden voor de toekomst van de Molen van Sloten. Dit werd gedaan in een gezamenlijke sessie, waar iedereen de kans kreeg om input te leveren, zodat deze waarden werkelijk gedragen zouden worden door de hele organisatie.

Het resultaat: een gezamenlijk kompas voor de toekomst

De uitkomst van dit traject was niet alleen een beter begrip van de onderlinge verhoudingen, maar ook een gezamenlijk kompas voor de toekomst van de Molen van Sloten. Het kompas bestond uit een missie, visie en kernwaarden die samen met de vrijwilligers werden opgesteld. Dit proces was essentieel voor het verkrijgen van brede betrokkenheid van iedereen, van het bestuur tot de vrijwilligers. Omdat de vrijwilligers actief deelnamen, werd het kompas iets waar iedereen zich in kon vinden.

Naast het kompas werden er ook werkgroepen opgericht die zich gingen richten op belangrijke onderwerpen, zoals promotie van de molen en werving van vrijwilligers. Om onderlinge samenwerking te stroomlijnen is er een afstemmingsoverleg ontstaan en meer duidelijkheid over ieders rol en taken. Dit overleg zorgt voor meer cohesie en samenwerking tussen de verschillende groepen, en creëerde een platform voor verbeteringen en implementatie van ideeën.

Wat is een organisatieopstelling?

Een organisatieopstelling is een systemische werkvorm waarbij de onderlinge relaties en dynamieken binnen een organisatie zichtbaar worden gemaakt. Dit gebeurt door representanten voor verschillende rollen of elementen van de organisatie neer te zetten en te onderzoeken hoe deze zich tot elkaar verhouden. Het doel is om verborgen patronen te ontdekken die van invloed kunnen zijn op de samenwerking en de werking van de organisatie.

In het geval van de Molen van Sloten werd de opstelling gebruikt om de positie van het bestuur ten opzichte van de vrijwilligers en de manager te verkennen. Er werd gekeken naar de mate van afstand tussen de verschillende partijen en hoe deze onderlinge verhoudingen de samenwerking beïnvloedden. Daarnaast werd ook onderzocht welke rol het verleden van de molen – de oprichting en herbouw – speelde in de manier waarop de organisatie zich nu manifesteert.

Het proces bij de Molen van Sloten

Tijdens de organisatieopstelling werden representanten voor het bestuur, de manager en de vrijwilligers letterlijk in de ruimte geplaatst, zodat de relaties tussen hen visueel en fysiek werden gemaakt. Dit stelde iedereen in staat om de onderlinge verhoudingen op een nieuwe manier te ervaren. Wat bleek? Er was een onbewuste afstand tussen het bestuur en de vrijwilligers, evenals tussen de manager en de vrijwilligers, wat de samenwerking bemoeilijkte. Het bestuur en de oprichter, die de molen in de afgelopen jaren hadden gered en herbouwd, droegen met trots het verleden met zich mee, maar dit had ook zijn weerslag op de huidige dynamiek. De oprichting van de molen en de focus op behoud hadden soms de ruimte beperkt voor de waarde en inbreng van vrijwilligers. 

Het belang van systemisch werk voor culturele erfgoedorganisaties

De ervaring bij de Molen van Sloten toont aan hoe systemisch werk kan helpen om de onderlinge verhoudingen binnen een organisatie te verbeteren, en hoe het de basis legt voor een gezamenlijk gedragen visie. In een organisatie die sterk afhankelijk is van vrijwilligers en waarin geschiedenis een belangrijke rol speelt, is het essentieel dat iedereen zich betrokken voelt bij het proces. Systemisch werk maakt het mogelijk om de diverse rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar te maken, en tegelijkertijd een gedeelde toekomstvisie te creëren.

Dit proces vergroot niet alleen de betrokkenheid van alle betrokkenen, maar zorgt ervoor dat de Molen van Sloten met een vernieuwde energie en focus de toekomst tegemoet kan treden.

Klaar voor een gezamenlijke visie?

Systemisch werk helpt om verborgen patronen te ontdekken en de samenwerking te verbeteren, zodat iedereen – van vrijwilligers tot bestuur – een actieve rol kan spelen in het vormgeven van de toekomst.

Wil je weten hoe een systemische aanpak jouw organisatie verder kan helpen?

Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.